Scanbot und my-vpa für automatische, komplexe Arbeitsabläufe. Heute: Quittungen

Manch einer sagt ja „Quittungen sammeln und sortieren: Toll, das mach‘ ich an einem Regentag“. Mir ist das schon seit je her lästig, umso mehr freut es mich, dass wir über das Sharing Feature unserer neuen my-vpa App für iOS und Android  jetzt Dokumente von einer anderen App direkt in die my-vpa App sharen können. Und das funktioniert so:

1. Ich habe eine Aufgabe bei my-vpa für meinen Assistenten erstellt, die in etwa lautet „Alle Quittungen kommen als PDF, bitte daraus eine summierte Abrechnung für den Vormonat erstellen und an unsere Rechnungsabteilung per Mail, mich in cc, senden.“

2. Ich nutze Scanbot für iOS und scanne einmal im Monat für den Vormonat alle Quittungen.

3. Ich klicke auf „Sharen als PDF“ und lade damit automatisch das PDF in die richtige Aufgabe bei my-vpa hoch

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4. Mein VPA erstellt mir die Abrechnung und sendet diese an die Rechnungsabteilung unserer Firma

Das tolle ist, dass das systemweit funktioniert, ich also aus allen anderen Apps, wo sich etwas „sharen“ lässt, die Dokumente direkt zu den passenden Aufgaben in der my-vpa App hochladen kann. Das können Bilder, Sprachnotizen, Videos oder Dokumente wie Rechnungen, Korrekturen, Bestellungen, Benachrichtigungen, Anrufbeantworter-Sprachnachrichten etc. sein. Als nächstes baue ich mir einen Workflow, von wo aus bestimmte Dokumente direkt an den Steuerberater gesendet werden 🙂